Реферат: Звіти довільної форми

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

Название: Звіти довільної форми
Раздел: Рефераты по астрономии

Розділ 9. Звіти довільної форми

9.1. Основні можливості

Крім звітів і відомостей, описаних в розділі 8, програма дозволяє отримувати звіти довільної форми. Кожний звіт задається з допомогою текстового файла, що містить форму звіту і формули для розрахунку кожного показника. Ви можете змінювати існуючі звіти і створювати нові. Правила складання звітів і задання формул в них — практично такі ж, як для складання форм первинних документів, які друкуються при вводі типових проводок (див. розд.5).

В комплект поставки входить набір звітів, який містить практично всі документи, що вимагаються податковою інспекцією, пенсійним фондом і службою статистики: баланс, додатки до нього, розрахунки податків і т.п. При необхідності Ви можете змінити ці звіти або створити нові. Зауважимо, що при зміні плану рахунків Вам обов’язково потрібно буде внести зміни в звіти, що поставляються разом з програмою, щоб настроїти їх на інший план рахунків.

Використання звітів включає в себе кілька аспектів:

· використання готових звітів, воно обговорюється в п.9.2;

· створення і редагування звітів, воно розглядається в п.9.3;

· підключення нових готових звітів, ця тема розглядається в п.9.4.

9.2. Використання готових звітів

Для формування звіту слід вибрати пункт «Звіти» з групи «Звітність» головного меню.

Контроль правильності підсумків


. Якщо встановлено режим автоматичного розрахунку підсумків або проводки після останнього розрахунку підсумків не змінювалися, то програма відразу виведе на екран запит зі списком звітів, що є в програмі.

Якщо Ви не встановили режим автоматичного перерахунку підсумків, а для вибраного періоду розрахунок підсумків не проводився або вихідні дані були після останнього розрахунку підсумків змінені, то програма виведе повідомлення:

Дані змінювалися! Перерахувати — Enter
! Ні — Esc
!

При натисненні Enter

на екран виводиться запит розрахунку підсумків (мал. 8.1), а при натисненні Esc

— на екран буде без перерахунку підсумків виведено список звітів (мал. 9.1). Однак, слід мати на увазі, що сформовані після відмови від перерахунку підсумків звіти можуть бути не у всьому правильними, поскільки вони будуть складені по застарілих підсумках.

Список звітів


. Для вибору формованого звіту, задання режимів формування звітів і редагування форм звітів програма виводить на екран список звітів. Список включає дві графи: «Назва» і «Вихідний файл»:

· в графі «назва» наводиться назва звіту. Ви можете вибирати її на свій розсуд, вона використовується тільки для зручності пошуку;

· в графі «Вихідний файл» знаходиться ім’я файла з формою звіту.

Список впорядковано по першій графі (назвах звітів).

Зауваження.

В поставочний комплект включено ряд звітів. Ці форми звітів є зразками. Ви можете змінювати їх у відповідності з Вашою системою обліку.

Період формування звіту



(тобто період, за який підраховуються підсумки і обороти по рахунках) відображається вверху списка звітів. Звіти можуть формуватися за рік і за біжучий квартал. Для зміни періоду використовуйте клавішу F5

.

Зауваження.

В тексті форми звіту період, за який підраховуються підсумки і обороти по рахунках, можна змінити при допомозі відповідних команд.


Задання параметрів програми або констант


. Перед формуванням звітів Ви можете:

· натиснувши Alt

F10

, виправити параметри програми;

· натиснувши F3

, задати значення констант (див. п. 3.7).

Вибір звіту


. Для вибору формованого звіту слід встановити курсор на стрічку з назвою потрібного звіту і натиснути Enter

. Програма почне формування звіту, відображаючи цей процес горизонтальною полоскою-індикатором. Якщо файл форми звіту складено некоректно, то на екран і в файл виводиться протокол помилок.

Перегляд і друк звіту


. Сформований звіт поміщається в тимчасовий файл і виводиться для перегляду. Ви можете переглядати його, як це описано в п. 2.9. Закінчивши перегляд, натисніть Esc

. На екран буде виведено запит про друк звіту:

Друк одного екземпляра — Enter
, Відмова — Esc
, кількість екземплярів —

Щоб роздрукувати звіт, приведіть принтер в стан готовності і натисніть Enter

. Для відміни друку натисніть Esc

. Для друку кількох екземплярів, натисніть клавішу, що відповідає потрібній кількості.

Зауваження по продуктивності


. При формуванні звітів програма не звертається до журналу операцій, а бере всю інформацію з підсумків. Тому час формування звіту не залежить від кількості проводок в журналі операцій.

9.3. Коректування звітів і створення нових звітів

Коректування списку звітів


. Для вводу нової стрічки в список звітів натисніть клавішу Ins

і задайте значення граф «Назва» і «Вихідний файл» для нового звіту. Після задання граф нової операції Ви зможете створити або редагувати файл форми звіту, натиснувши F4

(див. нижче).

Для коректування назви звіту або імені файла з формою звіту встановіть курсор на потрібну графу і натисніть клавішу *. При коректуванні Ви можете використовувати клавіши редагування (див. п. 2.12).

Для знищення стрічки зі списку звітів встановіть на неї курсор і натисніть Del

. Програма виведе запит на підтвердження необхідності знищення даної стрічки. Для знищення натисніть Enter

, для відміни — Esc

.

Задання форми звіту


. Якщо в стрічці списку звітів заповнена графа «Вихідний файл», то, встановивши курсор на цю стрічку і натиснувши клавішу F4

, Ви зможете переглядати і редагувати форму звіту. Правила задання форм звітів дані в Додатку 1. Порядок редагування з допомогою вбудованого редактора викладено в п.2.10.

9.4. Підключення нових звітів

Для підключення нових готових звітів (наприклад, нових форм звітності, розроблених фірмою «1С», її ділерами або іншими користувачами), слід виконати слідуючі дії.

1. Перепишіть нові звіти в директорію, звідки Ви викликаєте «1С:Бухгалтерію-Проф.», тобто даєте команду 1SВ.

2. Запам’ятайте або запишіть, в якому файлі розміщений кожний звіт.

3. Запустіть «1С:Бухгалтерію-Проф.» (введіть команду 1SВ).

4. Виберіть в розділі «Звітність» головного меню пункт «Звіти».

5. Для кожного звіту, що підключається:

· натисніть клавішу Ins

;

· в пустій стрічці, яка з’явиться, вкажіть коротку назву звіту (графа «Назва») та ім’я файла, який містить даний звіт (графа «Вихідний файл»);

· натисніть клавішу Enter

.

9.5. Приклади використання звітів

Приклад 1.

Звіт про склад затрат

. Для створення звіту про склад затрат на підприємстві можна використовувати слідуючу форму звіту.

* Розрахунок складу затрат за квартал

* Основні засоби і нематеріальні активи

!П01=ОБ20,02+ОБ20,04

* Матеріали

!П02=ОБ20,05

* Заробітна плата

!П03=ОБ20,70+ОБ20,69.01+ОБ20,69.02+ОБ20,68.12

* Податки

!П04=ОБ20,68-ОБ20,68.11

* Загальногосподарські

!П05=ОБ20,26

* Інші

!П06=ДО20-П01-П02-П03-П04-П05

* Всього

!П07=ДО20

* Середня зарплата по співробітниках: К17 — кількість співробітників

!П08=П03/К17

СКЛАД ЗАТРАТ ПО

[
К
1
]

МАТЕРІАЛИ
[П01
]

АМОРТИЗАЦІЯ [П02
]

ЗАРПЛАТА
[
П03
]

ПОДАТКИ
[
П04
]

ЗАГАЛЬНОГОСПОДАРСЬКІ
[
П05
]

ІНШІ
[
П06
]

ВСЬОГО
[
П07
]

СЕРЕДНІ ЗАТРАТИ НА

ЗАРПЛАТУ ПО СПІВРОБІТНИКАХ
[
П08
]

Зауваження.

Щоб вести облік затрат по підрозділах підприємства, можна ввести субрахунки 20 рахунка і виконати всі розрахунки по кожному субрахунку.

Приклад 2.

Нарахування амортизації

. Звіти можна використовувати не тільки для підготовки вихідних документів, але і для автоматичної генерації проводок. Для цього слід створити звіт в форматі файлу переносу операцій /BMPTRANS.TXT/, і рахувати цей файл з допомогою режиму «Перенесення проводок» групи «Операції» головного меню (див.п.10.2). Розглянемо як приклад використання звіту для розрахунку амортизації по всіх основних засобах.

Будемо вважати, що:

1. В список видів субконто включено вид «Основні засоби».

2. Для рахунків 01 і 02 вказано ведення аналітичного обліку з видом субконто «Основні засоби».

3. Для всіх об’єктів вида субконто «Основні засоби» в параметрі з номером 1 вказаний строк амортизації в місяцях.

Тоді для генерації потрібних проводок можна скористатися слідуючим звітом:

!М11

!ВЫБРАТЬ СУБКОНТО ВИД 1 ВСЕ

!П01=?(СН
> 0
\ СН
&1 \ 0)

!П02=СНД01
:&-
СНК02
:&

!
П01=?(П02
<
П
01
\ П02 \ П01)

!ЕСЛИ СН
&.1>0
И
П01
>0

3,30.11.93,20,,02,,[
П01
],
Знос
:[
СН
& ],,[
СВК
& ]

!
КОНЕЦ ЕСЛИ

!СЛЕДУЮЩИЙ СУБКОНТО

Приведемо пояснення по кожній стрічці окремо.

!М11
— спочатку встановлюється місяць, за який нараховується амортизація. Тут це робиться за листопад 1993р.

!ВИБРАТЬ СУБКОНТО ВИД 1
— на екран буде виведено список субконто виду «Основні засоби», у відповідь на запит слід натиснути Enter

або F8
.

Якщо номер виду субконто не дорівнює одиниці, потрібно після слова ВИД
вказати потрібний номер.

!П01=?(СН
> 0
\ СН
&1 \ 0)
— якщо для вибраного субконто задана норма амортизації, то показник П01 розраховується як дебетовий залишок по вибраному субконто на початок місяця, поділений на термін амортизації в місяцях (значення першого параметра субконто). Якщо норма амортизації не задана, П01 присвоюється нульове значення.

!П02=СНД01
:&-
СНК02
:&
— показник П02 дорівнює залишковій вартості вибраного основного засобу.

!П01=?(П02
<
П
01
\ П02 \ П01)
— показник П01 розраховується як мінімум з показників П01 і П02 (амортизація не може бути більшою залишкової вартості).

!ЕСЛИ СН
&.1>0
И П01
>0
— виконується перевірка: якщо для субконто не встановлена норма амортизації або нарахований знос дорівнює нулю, проводка не формується.

3,30.11.93,20,,02,,[
П01
],
Знос
:[
СН
& ],,[
СВК
& ]
— дана стрічка включається в формований текст звіту, і являє собою проводку в форматі файла переносу операцій. Стрічка містить:

· 3 — номер робочого місця, яким «помічаються» згенеровані проводки.

· 30.11.93 — дата формованої проводки /остання дата місяця, за який нараховується амортизація/.

· 20,,02,, — кореспонденція рахунків в проводці /субрахунки пропускаються/.

· [П01 ] — сума проводки.

· Знос:[СН& ] — текст проводки.

· ,, — субконто дебета проводки пропускається.

· [СВК& ] — номер виду субконто і номер субконто.

!КОНЕЦЕСЛИ
— кінець умовного оператора.

!СЛЕДУЮЩЕЕ СУБКОНТО
— перехід до обробки слідуючого субконто. Всі дії після команди !ВЫБРАТЬ СУБКОНТО
повторюються до закінчення списка субконто даного виду.

Тоді для розрахунку амортизації слід буде створити новий звіт з вказаним вище змістом, як це описано в п.9.3. Застосовувати його треба буде наступним чином.

1. Перед виконанням звіту слід, при необхідності, виправити його текст, вказавши в першій стрічці номер місяця, за який нараховується амортизація, а в сьомій — дату створюваних проводок.

2. Виконайте звіт. При цьому проводки в текстовому вигляді потрапляють в файл OUT.TXT.

3. Ввійдіть в режим «Зберегти в архіві» групи «Сервіс» головного меню, добавте в список стрічку з описом «Нарахування амортизації» і іменем файла BMPTRANS.TXT, якщо такої стрічки ще немає. Після цього встановіть курсор на дану стрічку і натисніть Enter

. При цьому файл OUT.TXT переписується в файл BMPTRANS.TXT.

4. Ввійдіть в режим «Перенесення операцій» групи «Операції» головного меню, очистіть в виведеному на екран запиті поле з вказанням диска і директорії /щоб при завантаженні використовувалася біжуча директорія/, встановіть режим завантаження з текстового файла (TXT) і виконайте пункт меню «Завантажити». Згенеровані проводки будуть поміщені в журнал операцій.

Якщо список субконто «Основні засоби» має більше одного рівня, перед виконанням звіту слід встановити параметр «Включати підпорядковані субконто» в режимі «Параметри». На момент виконання звіту повинен бути виконаний основний розрахунок за квартал, в який входить місяць, по якому нараховується знос.

Зауваження.

Більш зручно при нарахуванні амортизації і в інших ситуаціях, коли потрібна автоматична генерація проводок, використовувати режим «Документи і розрахунки» (див.розд.6).